• Kierownik:
    Krystyna Dzikowska - pokój nr 4, telefon : 89 524 19 04
  • Siedziba:
    Urząd Gminy w Gietrzwałdzie,
    ul. Olsztyńska 2,
    11-036 Gietrzwałd
     

Zadania Referatu Organizacyjnego, Spraw Obywatelskich i Oświaty:

  1. Do zadań referatu należy m.in. organizacja, realizacja, prowadzenie i załatwianie spraw w pełnym zakresie zaopatrzenia materiałowego, obsługi sekretariatu, ewidencji ludności, spisów i wyborów wszystkich szczebli, spraw osobowych, kadr i szkoleń, interpelacji, skarg, wniosków i petycji oraz spraw obywatelskich, przez komórki referatu:
    1. Biuro wójta gminy oraz urzędu gminy:
      1. prowadzenie sekretariatu Wójta i Zastępcy Wójta, kalendarza spotkań;
      2. zaopatrzenie w materiały biurowe;
      3. zamawianie prasy;
      4. przyjmowanie i rozdział korespondencji przychodzącej i wychodzącej, dokumentów zewnętrznych i wewnętrznych na poszczególne komórki organizacyjne;
      5. rejestrowanie korespondencji wpływającej i wychodzącej w systemie elektronicznym Proton;
      6. wysyłanie korespondencji i przesyłek;
      7. obsługa poczty elektronicznej Urzędu oraz Wójta;
      8. prowadzenie rejestru delegacji służbowych oraz ewidencji krajowych i zagranicznych podróży służbowych Wójta oraz pracowników i kierowników komórek organizacyjnych Urzędu;
      9. udzielanie szczegółowej informacji o zakresie działania Urzędu, o właściwości komórek organizacyjnych, kierowanie do odpowiednich komórek;
      10. udzielanie informacji o kompetencjach innych urzędów celem załatwienia spraw przez Obywateli;
      11. wydawanie druków i pomoc w ich prawidłowym wypełnianiu przez Obywateli;
      12. nadzór nad udostępnianiem sali konferencyjnej i pomieszczeń Urzędu;
      13. ewidencja udzielonych zezwoleń samodzielnych wejść na teren Urzędu oraz udzielonych zezwoleń dostępu do pomieszczeń;
      14. prowadzenie rejestru ogłoszeń oraz terminowe wywieszanie i przesyłanie ogłoszeń sądowych, biur notarialnych, komorników i pism urzędowych.
    2. Biuro Rady Gminy:
      1. obsługa techniczno-kancelaryjna Rady, komisji Rady i klubów radnych;
      2. obsługa kancelaryjna Przewodniczącego Rady;
      3. dokumentowanie działalności Rady i jej organów;
      4. prowadzenie rejestru uchwał Rady oraz aktów prawa miejscowego;
      5. terminowe przekazywanie uchwał Rady do organów nadzoru;
      6. współpraca z właściwymi merytorycznie komórkami organizacyjnymi w zakresie przygotowywania projektów uchwał i innych materiałów na posiedzenia Rady i jej komisji;
      7. protokołowanie obrad sesji i posiedzeń komisji Rady Gminy;
      8. przekazywanie administratorowi Biuletynu Informacji Publicznej do publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej gminy zawiadomień o sesjach Rady, posiedzeniach komisji Rady, projektów uchwał oraz uchwał;
      9. prowadzenie rejestru wniosków, zapytań i interpelacji radnych, koordynowanie wszystkich czynności dotyczących obiegu dokumentów Rady, inicjowanie niezbędnych działań związanych z przeprowadzeniem wyborów ławników;
      10. przygotowywanie projektów uchwał dotyczących organizacji i funkcjonowania Rady oraz w innych sprawach w zakresie uzgodnionym z przełożonym;
      11. przygotowywanie informacji o rozpatrzonych petycjach;
      12. przygotowywanie informacji do wypłat diet radnym.
    3. Ewidencja ludności:
      1. prowadzenie wszystkich spraw związanych z zameldowaniem i wymeldowaniem na pobyt stały i czasowy;
      2. wydawanie zaświadczeń poświadczeń o zameldowaniu i wymeldowaniu;
      3. udostępnianie danych osobowych i adresowych;
      4. nadawanie numeru PESEL;
      5. sporządzanie wykazów dzieci podlegających obowiązkowi szkolnemu;
      6. przyjmowanie wniosków i wydawanie dowodów osobistych;
      7. prowadzenie i aktualizacja stałego rejestru wyborców oraz sporządzanie spisu wyborców w wyborach i referendach;
      8. wydawanie decyzji o wpisaniu i odmowie wpisania do rejestru wyborców;
      9. wydawanie decyzji w sprawie reklamacji na nieprawidłowości w rejestrze lub spisie wyborców;
      10. przyjmowanie i przekształcanie w formę elektroniczną wniosków o wpis, zmianę, zawieszenie, wznowienie działalności gospodarczej do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej;
      11. współpraca z pracownikiem odpowiedzialnym za prowadzenie archiwum zakładowego.
    4. Zadania Urzędu Stanu Cywilnego:
      1. sporządzanie aktów stanu cywilnego urodzeń, małżeństw i zgonów;
      2. wydawanie odpisów z aktów stanu cywilnego;
      3. prowadzenie akt zbiorowych do sporządzonych aktów urodzeń, małżeństw i zgonów;
      4. przyjmowanie oświadczeń o uznaniu ojcostwa i prowadzenie rejestru uznań;
      5. przenoszenie do rejestru stanu cywilnego treści zagranicznego dokumentu w drodze transkrypcji lub odtworzenia, w drodze czynności materialno-technicznej;
      6. wydawanie zezwoleń na zawarcie małżeństwa przed upływem ustawowego terminu wyczekiwania;
      7. wydawanie zaświadczeń o zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa za granicą;
      8. wydawanie zaświadczeń o zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa wyznaniowego ze skutkiem cywilnym;
      9. wydawanie zaświadczeń o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby;
      10. wydawanie zaświadczeń o stanie cywilnym z rejestru stanu cywilnego;
      11. prowadzenie postępowań dotyczących uznawania orzeczeń państw obcych na podstawie przepisów KPC, rozporządzenia Rady Europy i umów międzynarodowych;
      12. dokonywanie w aktach stanu cywilnego wzmianek dodatkowych w oparciu o orzeczenia sądowe, decyzje administracyjne, protokoły, oświadczenia, uznania wyroków sądów państw obcych;
      13. przenoszenie własnych aktów stanu cywilnego sporządzonych w formie papierowej do rejestru stanu cywilnego w aplikacji ,,Źródło";
      14. unieważnianie aktu lub aktów stwierdzających to samo zdarzenie;
      15. unieważnianie z urzędu wzmianek dodatkowych w przypadkach określonych w ustawie prawo o aktach stanu cywilnego;
      16. przyjmowanie oświadczeń o powrocie małżonka rozwiedzionego do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa, nadaniu dziecku nazwiska męża matki, zmianie imienia dziecka, wyborze nazwiska, jakie będą nosić małżonkowie i dzieci zrodzone z małżeństwa;
      17. wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach zmiany imienia lub nazwiska;
      18. aktualizowanie w rejestrze PESEL danych dotyczących stanu cywilnego na podstawie zagranicznych dokumentów stanu cywilnego;
      19. prowadzenie archiwum zakładowego.
    5. Zadania stanowiska ds. Oświaty:
      1. prowadzenie spraw związanych z pełnieniem przez Gminę funkcji organu prowadzącego;
      2. realizacja zadań wynikających z ustaw o Systemie Oświaty, o Systemie Informacji Oświatowej, Prawo oświatowe, przepisów wprowadzających ustawę Prawo oświatowe;
      3. sprawdzanie, analiza i opiniowanie arkuszy organizacyjnych poszczególnych szkół i przedszkoli oraz ich zmian, przedkładanie Wójtowi do ich zatwierdzenia;
      4. opracowywanie i dokonywanie zmian w istniejącej sieci szkół oraz granic ich obwodów;
      5. prowadzenie spraw związanych z realizacją obowiązku szkolnego;
      6. prowadzenie rejestru żłobków i klubów dziecięcych oraz dokonywanie innych czynności związanych z wpisaniem do rejestru żłobków i klubów dziecięcych działających na terenie Gminy;
      7. ustalanie szczegółowych zasad udzielania dotacji przedszkolom, sporządzanie wniosków do MEN z rezerwy subwencji oświatowej;
      8. składanie zamówień na podręczniki szkolne, rozliczanie dotacji podręcznikowej oraz rządowych programów dotyczących uczniów;
      9. przeprowadzanie kontroli dotacji udzielonych przedszkolom niepublicznym;
      10. przygotowywanie rozliczeń dotacji należnych Gminie z tytułu uczęszczania do przedszkoli dzieci będących mieszkańcami innych gmin;
      11. prowadzenie spraw związanych z dojazdem dzieci do szkół oraz finasowaniem dojazdu dzieci niepełnosprawnych do szkół;
      12. sporządzanie sprawozdań dotyczących opieki nad dziećmi do lat 3;
      13. prowadzenie czynności związanych z powoływaniem komisji egzaminacyjnej dla nauczycieli ubiegających się o awans na stopień nauczyciela mianowanego, wydawanie aktów nadania stopnia nauczyciela mianowanego;
      14. realizowanie zadań w zakresie tworzenia, likwidacji oraz przekształcania sieci przedszkoli i szkół;
      15. prowadzenie spraw dotyczących placówek zakładanych przez inne podmioty niż Gmina, w tym wydawanie zaświadczeń o wpisie do ewidencji szkół i placówek;
      16. prowadzenie spraw dotyczących dofinansowania pracowników młodocianych, w tym wydawanie decyzji;
      17. informowanie dyrektorów podległych jednostek w sprawach dotyczących oświaty oraz funkcjonowania szkół i przedszkoli;
      18. sprawowanie nadzoru w zakresie przestrzegania przepisów dotyczących organizacji pracy szkoły oraz bezpieczeństwa uczniów;
      19. kontrola spełniania obowiązku nauki przez młodzież w wieku 16 - 18 lat, sporządzanie sprawozdań i obsługa SIO w tym zakresie;
      20. stwarzanie warunków do pełnej realizacji programów nauczania i wychowania w szkołach i przedszkolach;
      21. koordynacja działań w zakresie przygotowania szkół i przedszkoli do rozpoczęcia roku szkolnego;
      22. prowadzenie spraw związanych z doskonaleniem zawodowym nauczycieli;
      23. przygotowywanie informacji o realizacji zadań oświatowych;
      24. obsługa Systemu Informacji Oświatowej w tym wydawanie upoważnień dostępu do bazy danych, sporządzanie sprawozdań, obsługa RSPO, kontrola spełniania obowiązku nauki;
      25. prowadzenie spraw związanych z procedurą wyłaniania kandydatów na stanowiska dyrektorów szkół i przedszkoli, powierzania nauczycielowi stanowiska dyrektora i odwoływania dyrektora z zajmowanego stanowiska, prowadzenie spraw związanych z oceną pracy dyrektorów szkół;
      26. prowadzenie ewidencji szkół i placówek niepublicznych w tym wydawanie zaświadczeń oraz opracowywanie trybu udzielania i rozliczania dotacji zgodnie z obowiązującymi przepisami;
      27. współpraca z Gminnym Ośrodkiem Pomocy Społecznej i dyrektorami szkół w zakresie dożywiania dzieci w szkołach i przedszkolach;
      28. prowadzenie spraw związanych ze stypendiami naukowymi dla uczniów;
      29. przygotowywanie projektów uchwał oraz zarządzeń dotyczących oświaty w tym funkcjonowania szkół i przedszkoli;
      30. obsługa funduszu socjalnego i zdrowotnego pracowników szkół.
    6. Informatyka i gminne systemy informatyczne:
      1. prowadzenie spraw związanych z administracją informatycznej sieci wewnętrznej Urzędu;
      2. realizacja zadań Administratora Systemów Informatycznych;
      3. administrowanie systemami rejestrów państwowych;
      4. pełnienie funkcji lokalnego administratora ABW i RCB;
      5. prowadzenie spraw związanych z pocztą elektroniczną Urzędu;
      6. prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej;
      7. prowadzenie spraw związanych z zabezpieczeniem prawidłowości działania sprzętu komputerowego Urzędu;
      8. nadzór oraz zapewnienie bezpieczeństwa systemów informatycznych i przechowywanych w nich danych;
      9. nadzór i uczestnictwo w pracach związanych z modernizacją infrastruktury teleinformatycznej Urzędu;
      10. nadzór nad umowami z firmami zewnętrznymi w zakresie działań informatycznych prowadzonych przez Urząd;
      11. inicjowanie i nadzorowanie wprowadzania nowych technologii związanych z rozwojem infrastruktury informatycznej;
      12. planowanie i zakup sprzętu komputerowego oraz oprogramowania do obsługi informatycznej Urzędu;
      13. pomoc w przygotowaniu dokumentacji przetargowej i uczestnictwo w postępowaniach przetargowych związanych z zagadnieniami informatycznymi;
      14. zarządzanie użytkownikami oraz prowadzenie nadzoru nad ich dostępem do zasobów sieciowych;
      15. prowadzenie ewidencji sprzętu i oprogramowania;
      16. nadzór nad eksploatacją sprzętu komputerowego i oprogramowania;
      17. współpraca związana z przygotowywaniem i aktualizacją dokumentów dotyczących wymagań bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych dla przetwarzania danych osobowych w dokumentacji papierowej i systemach teleinformatycznych;
      18. nadzór nad tworzeniem systemów przez firmy zewnętrzne i egzekwowanie wykonania potrzeb modyfikacji oprogramowania;
      19. planowanie rozwoju systemów informatycznych i dostosowania ich do zmieniających się potrzeb;
      20. prowadzenie spraw z zakresu obsługi elektronicznej komunikacji z Głównym Urzędem Statystycznym;
      21. prowadzenie podstawowych szkoleń pracowników Urzędu w zakresie informatyki;
      22. odpowiedzialność za archiwizowanie i przechowywanie danych informatycznych wytworzonych w Urzędzie;
      23. przygotowanie od strony technicznej sesji i komisji Rady Gminy oraz zebrań i spotkań organizowanych w Urzędzie;
      24. realizacja zadań administratora systemów informatycznych w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Gietrzwałdzie, zespołach szkolno-przedszkolnych oraz instytucji kultury na terenie gminy;
      25. wdrażanie i koordynowanie pracy elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (ePUAP) w Urzędzie;
      26. prowadzenie spraw związanych z organizowaniem, zabezpieczaniem oraz konfigurowaniem sprzętu komputerowego do pracy zdalnej dla pracowników Urzędu;
      27. współpraca z innymi referatami w zakresie wdrażania i realizacji projektów informatycznych dotyczących infrastruktury teleinformatycznej;
      28. obsługa informatyczna wyborów i referendów;
      29. prowadzenie spraw związanych z utylizacją sprzętu komputerowego.
    7. Kadry i sprawy pracownicze:
      1. prowadzenie spraw kadrowych pracowników Urzędu oraz jednostek organizacyjnych Gminy;
      2. prowadzenie obsługi kadrowej w zakresie ewidencji dokumentacji dotyczącej zatrudniania, zmian w okresie trwania stosunków pracy i zwalniania pracowników w obsługiwanych jednostkach;
      3. przygotowywanie umów o pracę, umów zlecenia, kompletowanie dokumentacji wymaganej do zatrudnienia;
      4. ustalanie uprawnień pracowników do dodatku za wysługę lat, nagród jubileuszowych i urlopów wypoczynkowych;
      5. ewidencja czasu pracy pracowników;
      6. przygotowywanie projektów regulaminów pracy, wynagradzania, premiowania i innych wynikających z przepisów prawa pracy;
      7. przygotowanie projektów planów urlopów wypoczynkowych i nadzór ich realizacji po zatwierdzeniu;
      8. przygotowywanie wniosków o środki na roboty publiczne i prace interwencyjne, współpraca w tym zakresie z Powiatowym Urzędem Pracy;
      9. terminowe dokonywanie zgłoszeń imiennych do ubezpieczenia społecznego; 
      10. prowadzenie spraw z zakresu przestrzegania przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy w Urzędzie;
      11. prowadzenie rejestru przyjętych i zwolnionych pracowników oraz ewidencji archiwalnej pracowników;
      12. bieżące informowanie Wójta i Skarbnika Gminy o zmianach wynagrodzenia pracowników i uprawnień mających wpływ na wysokość wynagrodzenia;
      13. realizacja spraw związanych ze szkoleniami i kształceniem pracowników Urzędu,
      14. prowadzenie dokumentacji organizowanych w Urzędzie praktyk, staży uczniowskich i studenckich;
      15. prowadzenie dokumentacji związanej z naborem pracowników na stanowiska urzędnicze i kierownicze stanowiska urzędnicze;
      16. prowadzenie innych spraw wynikających z ustawy o pracownikach samorządowych i przepisów wykonawczych.
    8. Zadania stanowiska ds. obsługi sołectw i spraw administracyjnych:
      1. współpraca z sołtysami w zakresie realizacji przez sołectwa zadań w ramach środków sołeckich;
      2. organizacja i obsługa zebrań wiejskich w sprawie wyborów sołtysów i rad sołeckich;
      3. organizacja i obsługa narad z sołtysami;
      4. współpraca z sołectwami i udzielanie im pomocy w wykonywaniu zadań;
      5. przekazywanie sołtysom informacji o wysokości środków przypadających na sołectwo w danym roku;
      6. przyjmowanie i sprawdzanie prawidłowości wniosków zebrań wiejskich w sprawie przeznaczenia środków funduszu sołeckiego;
      7. monitorowanie harmonogramu czynności związanych z tworzeniem i realizacją funduszu sołeckiego;
      8. przygotowywanie projektów statutów sołectw i przeprowadzanie konsultacji z mieszkańcami w tym zakresie;
      9. proponowanie zmian statutów sołectw i przeprowadzanie konsultacji z mieszkańcami w tym zakresie;
      10. prowadzenie spraw z zakresu ubezpieczenia mienia;
      11. dbałość o aktualną informację w Biuletynie Informacji Publicznej dotyczącą sołectw;
      12. zamawianie i likwidacja pieczęci urzędowych oraz prowadzenie ich ewidencji;
      13. obsługa posiedzeń narad Wójta;
      14. koordynacja iobsługa spotkań Wójta z grupami zawodowymi, środowiskowymi i stowarzyszeniami;
      15. prowadzenie spraw związanych z Pracowniczymi Planami Kapitałowymi.
  2. Do zadań kierownika referatu należy w szczególności: 
     
    1. nadzór nad prowadzeniem Kancelarii Ogólnej Urzędu;
    2. nadzór nad zamawianiem i likwidacją pieczęci urzędowych;
    3. prowadzenie spraw związanych z organizacją i funkcjonowaniem Urzędu oraz z zaopatrzeniem i obsługą Urzędu;
    4. nadzór nad ochroną i zabezpieczeniem administracyjnym biura i przyległego terenu, ewidencją udzielonych zezwoleń samodzielnych wejść na teren Urzędu oraz udzielonych zezwoleń dostępu do pomieszczeń;
    5. nadzór nad prowadzenie spraw z zakresu przestrzegania przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy w Urzędzie;
    6. realizowanie zadań związanych z zapewnieniem prawidłowego umieszczania tablic urzędowych, tablic z godłem RP oraz tablic informacyjnych w siedzibie Urzędu, nadzór nad wywieszaniem flagi narodowej, co najmniej w dni państwowe;
    7. nadzór nad prowadzeniem spraw kadrowych pracowników Urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych, w tym nadzór nad ewidencją i rozliczaniem czasu pracy pracowników Urzędu, dbanie by przepisy prawa, porządku i dyscypliny pracy były przestrzegane;
    8. dokonywanie zgłoszeń do Rejestru Korzyści;
    9. wykonywanie zadań związanych z obowiązkiem składania i publikacji oświadczeń majątkowych;
    10. nadzór nad obsługą sekretarsko-biurową Wójta i Zastępcy Wójta;
    11. nadzór nad pracą biura Rady Gminy;
    12. nadzór nad przygotowywaniem informacji do wypłat diet radnych;
    13. nadzór w zakresie działania ewidencji ludności i wydawania dowodów osobistych;
    14. nadzór w zakresie działania Urzędu Stanu Cywilnego;
    15. nadzór w zakresie działania stanowiska ds. oświaty;
    16. nadzór w zakresie prawidłowości działania gminnych systemów informatycznych;
    17. nadzorowanie spraw kadrowych Urzędu;
    18. koordynacja i przeprowadzanie naboru na wolne stanowiska pracy oraz służby przygotowawczej;
    19. nadzorowania funkcjonowania „Stałego Dyżuru”;
    20. kierowanie „Akcją kurierską”;
    21. dekretowanie przy współpracy z Sekretarzem Gminy korespondencji wpływającej do Urzędu na poszczególne stanowiska pracy;
    22. nadzór nad koordynacją i obsługą spotkań Wójta z grupami zawodowymi, środowiskowymi i stowarzyszeniami;
    23. koordynowanie udziału przedstawicieli Urzędu w spotkaniach zewnętrznych;
    24. nadzór nad prowadzeniem ewidencji krajowych i zagranicznych podróży służbowych Wójta oraz pracowników i kierowników komórek organizacyjnych Urzędu;
    25. rejestrowanie i prowadzenie zbioru decyzji i zarządzeń Wójta Gminy oraz ewidencjonowanie udzielonych pełnomocnictw i upoważnień;
    26. prowadzenie rejestru umów;
    27. nadzór nad prowadzeniem spraw związanych z obsługą sołtysów, sołectw i rad sołeckich;
    28. nadzór nad prowadzeniem spraw związanych z załatwianiem skarg, wniosków, petycji i interpelacji wpływających do Wójta; nadzorowanie przestrzegania rzetelnego i terminowego załatwiania skarg, wniosków, petycji oraz interpelacji;
    29. koordynowanie przygotowania opinii prawnych oraz wyjaśnień odnośnie stosowania przepisów prawa na potrzeby Wójta, Zastępcy Wójta, Sekretarza, Skarbnika oraz osób kierujących komórkami organizacyjnymi Urzędu;
    30. udział w opracowywaniu i uzgadnianiu projektów aktów prawnych, projektów zarządzeń, opinii, pełnomocnictw i upoważnień Wójta;
    31. koordynacja prowadzenia postępowań sądowych w interesie Gminy Gietrzwałd oraz nadzór nad przygotowywaniem wnoszenia pozwów, wniosków i skarg do sądów powszechnych oraz ich rozdzielanie do prowadzenia przez poszczególne kancelarie prawne;
    32. nadzór nad realizacją spraw związanych z działalnością gospodarczą oraz  przekształcanie na formę elektroniczną wniosków o wpis, zmianę, zawieszenie, wznowienie działalności gospodarczej do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej;
    33. koordynowanie spraw związanych z organizacją i przebiegiem wyborów wszystkich szczebli, referendów i spisów oraz nadzór nad zabezpieczeniem prac technicznych związanych z wyborami i referendami;
    34. gospodarowanie środkami trwałymi i wyposażeniem Urzędu;
    35. zapewnienie czystości i estetyki w budynku Urzędu;
    36. koordynowanie organizowanych w Urzędzie praktyk, staży uczniowskich i studenckich;
    37. nadzór nad funkcjonowaniem Biuletynu Informacji Publicznej;
    38. koordynacja realizacji zadań wynikających z ustawy o dostępie do informacji publicznej;
    39. kreowanie pozytywnego wizerunku Wójta i pracowników Urzędu Gminy w Gietrzwałdzie;
    40. nadzór nad prowadzeniem archiwum Urzędu;
    41. przygotowywanie i aktualizacja dokumentów wymagań bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych dla przetwarzania danych osobowych w dokumentacji papierowej i systemach teleinformatycznych;
    42. nadzór nad przestrzeganiem przepisów o ochronie danych osobowych i zasad określonych w Polityce Bezpieczeństwa Danych Osobowych, Polityce Bezpieczeństwa Informacji oraz dokumentach związanych z ochroną danych osobowych;
    43. nadzór nad dokumentacją ochrony danych osobowych oraz jej aktualizacją;
    44. prowadzenie spraw związanych z wydawaniem zezwoleń na sprowadzanie do kraju zwłok (prochów) osób zmarłych za granicą, nadzór nad Punktem Informacyjnym Urzędu;
    45. koordynowanie właściwego przygotowania materiałów pod obrady sesji Rady Gminy Gietrzwałd, współdziałanie z Radą Gminy i jej komisjami oraz udział w sesjach Rady Gminy – wg wskazań Wójta Gminy;
    46. nadzór nad przestrzeganiem poprawności formalno-prawnej przygotowywanych dokumentów (zgodność z instrukcją kancelaryjną i jednolitym rzeczowym wykazem akt, Kodeksem Postępowania Administracyjnego, regulaminami) oraz sprawnym obiegiem dokumentów;
    47. nadzorowanie przestrzegania zasady rzetelnego i terminowego załatwiania spraw oraz prawidłowej obsługi klientów Urzędu;
    48. organizowanie i nadzorowanie w porozumieniu z Wójtem, Zastępcą Wójta i Sekretarzem naborów na wolne urzędnicze stanowiska pracy oraz organizowanie i nadzorowanie przebiegu służby przygotowawczej; prezentowanie nowo przyjętych pracowników i zapoznanie ich ze wszystkimi przepisami regulaminowymi i porządkowymi dotyczącymi funkcjonowania Urzędu;
    49. wykonywanie innych zadań zleconych przez Wójta, Zastępcę Wójta i Sekretarza Gminy w ramach udzielonego upoważnienia;
    50. pełnienie roli opiekuna praktyk i odbywania stażu w Urzędzie (tylko w zakresie referatu);
    51. dokonywanie zgłoszeń do Rejestru Korzyści;
    52. opracowywanie przepisów wewnętrznych (zarządzeń, regulaminów, instrukcji);
    53. koordynowanie terminów załatwiania przez kierowników referatów spraw indywidulanych z zakresu administracji publicznej;
    54. koordynowanie doskonalenia zawodowego w Urzędzie oraz organizowanie działań związanych z dokonywaniem okresowych ocen pracowników;
    55. koordynacja obsługi prawnej Urzędu;
    56. kontrola pomieszczeń biurowych w zakresie zabezpieczenia dokumentów (pieczęci, druków, komputerów);
    57. koordynowanie zadań w zakresie obrony cywilnej, spraw obronnych oraz zarządzania kryzysowego;
    58. zatwierdzanie pod względem merytorycznym rachunków i faktur z zakresu właściwości referatu;
    59. zatwierdzanie pod względem merytorycznym delegacji służbowych Wójta oraz pracowników i kierowników komórek organizacyjnych Urzędu;
    60. wyrażanie zgody na użycie materiałów pirotechnicznych;
    61. koordynacja działań z zakresu informatyki w skali całego urzędu;
    62. koordynowanie działań dotyczących imprez masowych;
    63. przygotowanie Raportu o stanie gminy;
    64. pełnienie funkcji Koordynatora ds. dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami;
    65. realizacja zadań zapewniających sprawne funkcjonowanie systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom;
    66. nadzór nad czynnościami inwentaryzacyjnymi składników majątkowych;
    67. wykonywanie funkcji zwierzchnika służbowego wobec pracowników bezpośrednio podległych.

  

  • Telefon kontaktowy:
    (89) 524-19-08
  • Godziny urzędowania:
    poniedziałek: 8:00-16:00
    wtorek-piątek: 7:00-15:00